Από το άρθρο «Η μελαγχολία της Δευτέρας» που δημοσιεύτηκε στο βιβλίο μου «Ισοζυγισμένη Διεύθυνση» (εξαντλημένο), έκδοση Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών, 2010, αντιγράφω την εισαγωγή:
«Σκεφτήκατε ποτέ πόσο ωραία νιώθετε την Παρασκευή και την παραμονή της αναχώρησής σας για τις καλοκαιρινές σας διακοπές; Αντίθετα, πόσο απαίσια αισθάνεστε όσο κοντεύουν να τελειώσουν οι διακοπές σας ή την Κυριακή το απόγευμα, όταν σκέφτεστε ότι τη Δευτέρα θα πάτε δουλειά; Αν διακατέχεστε από τέτοια συναισθήματα... καλωσορίσατε στο κλαμπ, στο οποίο, βάσει πρόσφατων ερευνών, ανήκει το 66% των εργαζομένων».
Εισαγωγή
Μια από τις σημαντικότερες επενδύσεις που μπορεί να κάνει ένας οργανισμός είναι να δημιουργεί μια εταιρική κουλτούρα η οποία να σέβεται την ξεκούραση των υπαλλήλων του. Η κουλτούρα αυτή είναι απαραίτητη αφού πολλοί υπάλληλοι δεν απολαύουν τις διακοπές τους, φοβούμενοι μήπως:
- καθυστερήσει η εργασία τους
- με την επιστροφή τους βρουν μεγάλο όγκο εκκρεμοτήτων να τους περιμένει
- η μη επικοινωνία τους με το γραφείο τους θεωρηθεί ως έλλειψη ενδιαφέροντος.
Αν οι οργανισμοί θέλουν να έχουν δραστήριους και αφοσιωμένους υπαλλήλους που να αγαπούν τη δουλειά τους πρέπει να φροντίζουν να διασκεδάζουν τους πιο πάνω φόβους των υπαλλήλων τους. Αυτό μπορούν να το πετύχουν με τους εξής τρόπους:
Διευθυντές-παράδειγμα προς μίμηση ή προς αποφυγή
Αν ένας διευθυντής επικοινωνεί συνεχώς με το γραφείο του ενώ βρίσκεται σε διακοπές, οι υπάλληλοί του θα εκλάβουν ότι κι αυτοί πρέπει να κάνουν το ίδιο. Οι καλοί διευθυντές:
- κάνουν χρήση της άδειας απουσίας τους
- δεν επικοινωνούν με το γραφείο τους όταν είναι με άδεια
- ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους τους να κάνουν το ίδιο.
Πρόγραμμα αδειών
Όταν οι άδειες του προσωπικού δεν είναι προγραμματισμένες, οι υπάλληλοι αγχώνονται μήπως, όταν θα αποφασίσουν πότε θα πάνε με άδεια, προκύψει φόρτος εργασίας ο οποίος να μην τους επιτρέψει να φύγουν. Το πρόβλημα λύνεται με:
- τον προγραμματισμό της άδειας (τουλάχιστον της καλοκαιρινής) όλων των υπαλλήλων από την αρχή του χρόνου
- ορισμό αντικαταστάτη για κάθε υπάλληλο που θα απουσιάζει
- τους διευθυντές να φροντίζουν ώστε τα χρονοδιαγράμματα της εργασίας κάθε υπαλλήλου να μην συγκρούονται με την προγραμματισθείσα άδειά του.
Ελάττωση εκκρεμοτήτων κατά την επιστροφή
Οι παλαιότεροι θα θυμούνται πως όταν επέστρεφαν από την άδειά τους μπορεί να έβρισκαν τον δίσκο των «εισερχομένων» τους γεμάτο με έγγραφα. Τώρα, εκτός από τα έγγραφα, βρίσκουν γεμάτα και τα εισερχόμενα ηλεκτρονικά τους μηνύματα (emails). Το πρόβλημα αμβλύνεται με:
- ενθάρρυνση των υπαλλήλων να χρησιμοποιούν στον υπολογιστή τους την αυτόματη ένδειξη ότι απουσιάζουν και ότι ο αποστολέας του μηνύματος μπορεί να απευθυνθεί σε κάποιον άλλον υπάλληλο (όνομα, τηλέφωνο, ηλεκτρονική διεύθυνση)
- τον αντικαταστάτη να προσπαθεί να λύνει τα προβλήματα , χωρίς να ενοχλεί τον υπάλληλο που απουσιάζει
- τον υπάλληλο που θα απουσιάσει να αποφεύγει να διευθετεί συναντήσεις την πρώτη μέρα της επιστροφής του, ούτως ώστε –όταν επιστρέψει– να έχει στη διάθεσή του αρκετό χρόνο για να διεκπεραιώσει τις εκκρεμότητές του.
Κόκκινες γραμμές
Πολλοί υπάλληλοι ελέγχουν συνεχώς τα εισερχόμενα ηλεκτρονικά τους μηνύματα (emails), επειδή οι οδηγίες των προϊσταμένων τους δεν είναι σαφείς. Σαφείς οδηγίες σημαίνει:
- να απαγορεύεται στους υπαλλήλους να ενοχλούν τον απουσιάζοντα συνάδελφό τους για θέματα ρουτίνας
- η επικοινωνία μαζί του να επιτρέπεται μόνο σε κατεπείγουσες περιπτώσεις
- να καθορίζεται με σαφήνεια τι σημαίνει «κατεπείγουσα υπόθεση».
Χωρίς αυτές τις διευκρινίσεις, κάθε θέμα που θα προκύπτει θα θεωρείται «κατεπείγον». Αντίθετα, με τις διευκρινίσεις, ο υπάλληλος δεν θα έχει συνεχώς την έγνοια για τα εισερχόμενα μηνύματά του.
Το καλό παράδειγμα πρέπει να το δίνουν οι διευθυντές. Όταν αυτοί ενοχλούν με το παραμικρό τους υπαλλήλους τους που είναι με άδεια, θα ισχύσει το σύνθημα των προσκόπων «έσο έτοιμος», που σημαίνει ότι οι υπάλληλοι που απουσιάζουν πρέπει να περιμένουν πως ανά πάσα στιγμή μπορεί να πάρουν μήνυμα από το γραφείο τους.
Σταυροειδής εκπαίδευση
Σταυροειδής εκπαίδευση είναι η εκπαίδευση των υπαλλήλων σε εργασίες που βρίσκονται εκτός του κύριου ρόλου τους. Στόχος είναι η δημιουργία ενός πιο ευέλικτου και ικανού προσωπικού το οποίο να μπορεί –μεταξύ άλλων– να αντικαθιστά επάξια υπαλλήλους που απουσιάζουν.
Είναι πολύ επικίνδυνο σε έναν οργανισμό κάποιες εργασίες να τις γνωρίζει μόνο ένα άτομο. Αυτό ισχύει όχι μόνο για τις αντικαταστάσεις αυτών που απουσιάζουν με άδεια αλλά, γενικά, και όταν ένας υπάλληλος απουσιάζει για οποιονδήποτε άλλο λόγο ή όταν παραιτηθεί.
Η σταυροειδής εκπαίδευση αμβλύνει τη διεκπεραιωτική ευαλωτότητα και το άγχος των υπαλλήλων που απουσιάζουν, αφού:
- αυξάνεται η ευελιξία
- βελτιώνεται η συνεργασία
- οι υπάλληλοι αποκτούν νέες γνώσεις
- μειώνεται η εξουθένωση των «αναντικατάστατων» υπαλλήλων.
Η άδεια δεν είναι ντροπή
Υπάρχουν υπάλληλοι που ντρέπονται να ζητήσουν άδεια ή νιώθουν ενοχές γιατί θα απουσιάσουν ενώ οι συνάδελφοί τους είναι πιεσμένοι. Είναι καθήκον του οργανισμού να:
- δηλώνει με σαφήνεια ότι ευνοεί τη λήψη άδειας αφού ένας ξεκούραστος υπάλληλος αποδίδει πολύ περισσότερο από έναν εξουθενωμένο
- ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να κάνουν χρήση της άδειάς τους
- διευκρινίζει ότι η εργασία κατά τη διάρκεια της άδειας δεν είναι προσόν.
Μετά την επιστροφή
Μετά την επιστροφή του υπαλλήλου, μια σύντομη συνομιλία με τον προϊστάμενό του (με πρωτοβουλία του τελευταίου) είναι πολύ αποτελεσματική. Ο προϊστάμενος θα ρωτήσει τον υπάλληλο:
- πώς πέρασε στις διακοπές του
- αν βρήκε πολλές εκκρεμότητες κατά την επιστροφή του
- πώς μπορεί να βελτιωθεί η κατάσταση κατά την επόμενη άδειά του.
Εκπαίδευση διευθυντών
Οι διευθυντές διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στο κατά πόσο οι υπάλληλοι απολαύουν τις διακοπές τους ή όχι. Για αυτό και πρέπει να εκπαιδεύονται πάνω σε θέματα όπως:
- σωστός προγραμματισμός όγκου εργασίας
- ψυχολογική ασφάλεια
- μεταβίβαση καθηκόντων
- παρεμπόδιση εξουθένωσης
Η στήριξη των υπαλλήλων που απουσιάζουν πρέπει να αποτελεί ένα από τα κριτήρια αξιολόγησης των διευθυντών.
Μακροχρόνια οφέλη
Οι οργανισμοί πρέπει να αντιληφθούν ότι όταν το προσωπικό απολαύει την άδειά του:
- λιγοστεύει η εξουθένωση
- οι υπάλληλοι παραμένουν περισσότερο καιρό στον οργανισμό
- το ηθικό των υπαλλήλων βελτιώνεται
- αυξάνεται η καινοτομία
- βελτιώνεται η εικόνα του οργανισμού.
Επίλογος
Για να απολαύουν οι υπάλληλοι την άδειά τους χρειάζεται συνειδητή προσπάθεια από όλους. Η προσπάθεια αυτή πρέπει να περιλαμβάνει σαφείς οδηγίες σχετικά με την επικοινωνία του υπαλλήλου με τον αντικαταστάτη του, μη ενόχληση του υπαλλήλου από τον διευθυντή ή τους συναδέλφους του, δίκαιη κατανομή καθηκόντων από τους διευθυντές και σταυροειδής εκπαίδευση ώστε ουδείς να θεωρείται αναντικατάστατος.
Οι οργανισμοί που προτεραιοποιούν την ξεκούραση των υπαλλήλων τους αποκτούν πιο αφοσιωμένους και ανθεκτικούς υπαλλήλους. Ο στόχος δεν πρέπει να είναι απλώς να πάρει ο υπάλληλος την άδειά του αλλά και να την απολαύσει γνωρίζοντας ότι δεν θα ενοχληθεί κατά τη διάρκειά της ούτε και ότι θα βρει όγκο εκκρεμοτήτων κατά την επιστροφή του.
Για όλα τα πιο πάνω το καλό παράδειγμα πρέπει να το δίνουν οι διευθυντές.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού.
